M1. Pengenalan Manajemen Proyek
Latar Belakang
Manajemen proyek
merupakan suatu tata
cara mengorganisir dan
mengelola sumber penghasilan
yang penting untuk
menyelesaikan proyek dari
awal sampai selesainya
proyek tersebut. Manajemen
proyek dapat diterapkan
pada jenis proyek
apapun, dan dipakai
secara luas untuk
dalam menyelesaikan proyek
yang besar dan
kompleks. Fokus utama manajemen
proyek adalah pencapaian semua tujuan akhir proyek dengan segala batasan yang
ada, waktu dan dana yang
tersedia.Seiring berkembangnya teknologi
informasi, manusia mulai
menggunakan komputer dalam
melakukan manajemen proyek,
untuk membantu otomatisasi
dan perhitungan. Peralihan
manajemen proyek dengan
menggunakan komputer membuat
manajemen proyek menjadi lebih cepat, efektif dan efisien.
Perkembangan perangkat lunak yang pesat
juga mendorong transformasi
manajemen proyek yang
tradisional menjadi sebuah
perangkat lunak manajemen proyek.Perangkat
lunak manajemen proyek
(project management software)
adalah suatu kumpulan perangkat lunak yang mendukung perancangan dan
pelaksanaan suatu pr oyek dengan menggunakan media komputer. Perangkat lunak
manajemen proyek ini membantu
kepala proyek dalam
perancanaan,
pengorganisasian, dan manajemen
sumber daya dalam
proses penyelesaian suatu
proyek. Perangkat lunak
manajemen proyek ini bertujuan
untuk membantu mencapai tujuan dan hasil akhir proyek, dengan
batasan-batasan yang ada.
Tujuan ini dapat
dicapai dengan cara
mengoptimisasi alokasi sumberdaya
yang ada, dengan batasan, waktu, dan biaya.
Menurut buku
The Design of
Everday Things, ketika
sebuah alat yang
sederhana memerlukan gambar,
tulisan, ataupun instruksi,
rancangan alat tersebut
telah gaga l (Don
Norman, 2002). Agar
sebuah perangkat lunak
dapat diterima o leh pengguna secara luas
dan berfungsi secara
optimal, maka perangkat
lunak tersebut harus
dirancang dengan baik.
Perangkat lunak tersebut
harus disusun secara
baik dengan berbagai
pertimbangan sehingga dapat
mengerti dan memenuhi
kebutuhan pengguna secara
spesifik. Pengguna seharusnya
tidak perlu memikirkan
bagaimana cara berinteraksi dengan
komputer, tetapi yang
penting justru bagaimana
mengoptimalkan komputer untuk memenuhi kebutuhannya. Ada banyak syarat
supaya suatu perangkat lunak dapat diterima oleh pengguna secara luas.
Salah satu syarat
penerimaan pengguna terhadap
suatu perangkat lunak
adalah usability. Usability adalah sebuah ukuran kualitas pengalaman
pengguna pada saat berinteraksi dengan
sebuah produk atau
sistem. Pada hubungannya
dengan interaksi manusia
dan komputer dan
ilmu komputer, usability
mempelajari keunggulan dan kemudahan
sebuah interaksi dengan
desain sebuah perangkat
lunak. Sebuah perangkat
lunak yang mempunyai
usability yang baik
lebih efisien untuk
digunakan, lebih mudah dipelajari, dan memuaskan untuk
digunakan.Usabilitymencerminkan
keberhasilan sebuah sistem
diterima oleh penggunanya
(Nielsen, 1994). Antarmuka
sebuah perangkat lunak
yang dirancang dengan prinsip usability yang baik dapat
membuat pekerjaan menjadi lebih produktif, efektif, efisien,
aman, dan fungsional.
Pekerjaan menjadi lebih
mudah diselesaikan dengan
interaksi yang baik,
sehingga menguntungkan pengguna.
Senada dengan itu,
rancangan antarmuka yang
tidak sesuai dapat
mengakibatkan masalah yang
tidak diharapkan, dan pada
akhirnya merugikan pengguna.Suatu
perangkat lunak yang
tidak memenuhi prinsip
usability Nielsen tidak
akan mudah untuk
dipelajari, sehingga pengguna
awam akan susah
untuk memulai penggunaan perangkat lunak tersebut.
Perangkat lunak tersebut juga tidak akan efisien dalam penggunaan,
sehingga pengguna menghabiskan
lebih banyak waktu
untuk menyelesaikan suatu
pekerjaan. Perintah-perintah pada
perangkat lunak yang
tidak memebuhi prinsip usability
Nielsen juga tidak akan mudah diingat oleh pengguna, dan rawan akan kesalahan,
baik yang dilakukan secara sengaja maupun tidak sengaja, oleh pengguna. Bila semua faktor-faktor
diatas ditambahkan, maka
pengguna tidak akan
puas dengan perangkat lunak tersebut.Prinsip-prinsip perancangan
antarmuka pada interaksi
manusia dan komputer
juga berlaku pada
perangkat lunak manajemen
proyek. Sebuah perangkat
lunak manajemen proyek harus
dapat memenuhi kebutuhan-kebutuhan berbagai
penggu na yang memiliki
latar belakang yang
beragam. Oleh sebab
itu, penulis berkeinginan
menganalisis prinsip usability sebagai salah satu prinsip-prinsip interaksi
manusia dan komputer pada perancangan antarmuka perangkat lunak manajemen proyek.
Sejarah Manajemen Proyek
Manajemen Proyek telah diterapkan
dari awal perabadan manusia. Kemudian baru pada tahun 1900 an Manajemen Proyek
dengan proses sistematiknya diterapkan pada proyek rekayasa yang kompleks.
Tahun 1950 menandai awal era Manajemen Proyek modern datang bersama-sama dengan
bidang Rekayasa Teknis (Enjinering) sebagai satu kesatuan. Manajemen proyek
menjadi dikenal sebagai suatu disiplin ilmu yang berbeda yang timbul dari
disiplin ilmu manajemen dengan model rekayasa di Amerika Serikat.
Ada beberapa literatur yang
menunjukkan awal perkembangan manajemen proyek modern, yaitu:
1.
Henry
Fayol’s (1916) yang menyebutkan lima fungsi manajer yaitu merencanakan,
mengorganisasikan, mengkoordinasikan, mengendalikan, dan mengarahkan.
2.
Kerzner
(1998) yang mengamati bahwa manajemen proyek adalah “outgrowth of system
management”.
Ada empat kelompok besar periode
perkembangan manajemen proyek seperti yang disebutkan Young Hoon Kwak dalam
brief history of Project Management seperti yang terlihat pada tabel dibawah
ini:
Sebelum tahun 1950-an secara garis
besar, proyek dikelola dengan menggunakan Grafik Gantt, sebagai suatu alat dan
teknik informal. Pada saat itu, dua model penjadwalan proyek dengan model
matematis sedang dikembangkan. Yang pertama adalah Metode Jalur Kritis (CPM –
Critical Path Method) yang dikembangkan pada suatu proyek sebagai usaha
patungan antara DuPont Corporation dan Remington Rand Corporation untuk
mengelola proyek-proyek pemeliharaan tanaman. Kedua adalah “Evaluasi Program
dan Tinjauan Teknik” (atau PERT – Program Evaluation and Review Technique),
dikembangkan oleh Booz Allen Hamilton sebagai bagian dari Angkatan Laut Amerika
Serikat (dalam hubungannya dengan Lockheed Corporation) dalam pengembangan
Program rudal kapal selam Polaris; Perhitungan teknik matematis ini kemudian
cepat menyebar ke perusahaan-perusahaan swasta untuk diterapkan. Dalam waktu
yang sama, model penjadwalan-proyek juga sedang dikembangkan, teknik menghitung
biaya proyek, manajemen biaya, dan ekonomi teknik terus berkembang, dengan
kepeloporannya oleh Hans Lang dan lain-lain.
Pada tahun 1956, American
Association of Cost Engineers (AACE), yang sekarang disebut AACE Internasional;
Asosiasi Internasional untuk ahli Teknik Biaya yang pada awalnya dibentuk oleh
praktisi manajemen proyek dan spesialisasi terkait dengan perencanaan dan
penjadwalan, perkiraan biaya , dan pengenadalian jadwal proyek (Pengendali
Proyek – Project Control).
Pada tahun 1967, International
Project Management Association (IPMA) didirikan di Eropa, sebagai sebuah
federasi dari beberapa asosiasi manajemen proyek nasional. IPMA memelihara
struktur federal hari ini dan sekarang termasuk asosiasi anggota pada setiap
benua kecuali Antartika.
Pada tahun 1969, Project Management
Institute (PMI) dibentuk di Amerika Serikat.PMI menerbitkan buku Panduan yang
sering disebut dengan PMBOK Guide (Project Management Body of Knowledge Guide),
yang menggambarkan praktek manajemen proyek yang umum untuk “hampir semua
proyek dan hampir semua waktu”. Saat ini PMI telah menyempurnakan PMBOK dengan
keterbitkannya edisi ke-5 dengan tambahan stakeholder management.
Di Indonesia, Manajemen Proyek
berkembang pada era tahun 1970-1990 an diawali dengan semakin banyaknya
berkembang proyek-proyek infrastruktur yang banyak memerlukan profesional di
bidang Manajemen Proyek. Salah satunya yang berdiri pertama kali adalah Project
Management Institut Chapter Jakarta (yang sekarang disebut PMI – Indonesia).
PMI Indonesia didirikan pada tahun 1996 dan merupakan organisasi yang
didedikasikan untuk meningkatkan, konsolidasi dan penyaluran manajemen proyek
Indonesia dan bekerja untuk pengembangan pengetahuan dan keahlian untuk
kepentingan semua stakeholder.
Keuntungan Manajemen Proyek
1.
Kontrol
yang lebih baik di bidang keuangan, fisik, dan sdm. Dengan adanya kontrol yang
baik dalam bidang keuangan, fisik, dan sdm membuat suatu organisasi menjadi
lebih teratur dan bisa mendapat keuntungan yang lebih baik bagi organisasi
tersebut serta manajemen proyek yang lebih terarah pada tujuannya.
2.
Meningkatnya
relasi dengan customer.Meningkatnya relasi dengan customer juga memberikan
keuntungan bagi suatu organisasi. Dengan meningkatnya relasi dengan customer
maka meningkat pula rasa kepercayaan customer dengan organisasi tersebut.
3.
Waktu
pembangunan yang lebih singkat. Dengan waktu pembangunan yang cepat memberikan
keuntungan bagi organisasi.
4.
Biaya
yang lebih rendah. Dengan biaya yang lebih rendah maka suatu organisasi tidak
membutuhkan biaya yang banyak.
5.
Kualitas
lebih tinggi & meningkatnya reliabilitas.
6.
Keuntungan
yang lebih besar.
7.
Meningkatnya
produktivitas.
8.
Koordinasi
yang lebih baik.
9.
Moral
pekerja lebih baik.
Pengertian Proyek
Proyek adalah sebuah kegiatan yang
bersifat sementara yang telah ditetapkan awal pekerjaannya dan waktu selesainya
(dan biasanya selalu dibatasi oleh waktu, dan seringkali juga dibatasi oleh
sumber pendanaan), untuk mencapai tujuan dan hasil yang spesifik dan unik, dan
pada umumnya untuk menghasilkan sebuah perubahan yang bermanfaat atau yang
mempunyai nilai tambah. Proyek selalu bersifat sementara atau temporer dan
sangat kontras dengan bisnis pada umumnya (Operasi-Produksi), dimana
Operasi-Produksi mempunyai sifat perulangan (repetitif), dan aktivitasnya
biasanya bersifat permanen atau mungkin semi permanen untuk menghasilkan produk
atau layanan (jasa/servis).
Pengertian Manajemen Proyek
Manajemen proyek adalah yaitu suatu
metode pengelolaan yang dikembangkan secara ilmiah dan intensif sejak
pertengahan abad ke-20 untuk menghadapi kegiatan khusus yang berbentuk proyek.
Hal ini merupakan usaha agar tujuan kegiatan dapat tercapai secara efisien dan
efektif.
Efektif dalam hal ini adalah di mana
hasil penggunaan sumber daya dan kegiatan sesuai dengan sasarannya yang
meliputi kualitas, biaya, waktu, dan lain-lainnya. Sedangkan efisien diartikan
penggunaan sumber daya dan pemilihan sub-kegiatan secara tepat yang meliputi
jumlah, jenis, saat penggunaan sumber lain dan lain-lain. Oleh sebab itu,
manajemen proyek pada suatu proyek konstruksi merupakan suatu hal yang tidak
dapat diabaikan begitu saja. Karena tanpa hal ini, konstruksi akan sulit
berjalan sesuai dengan harapan baik berupa biaya, waktu maupun kualitas.
Kendala – Kendala Manajemen Proyek
1.
Cost
(Biaya)
Semua proyek memiliki
bujet yang terbatas. Tim proyek harus memperhitungkan biaya proyek secara
terperinci. Jika tim proyek mengurangi biaya proyek, maka akan berdampak pada
pengurangan ruang lingkup, percepatan waktu pengerjaan, peningkatan risiko,
penurunan kualitas suatu produk atau layanan yang dihasilkan, dan kebutuhan
sumber daya yang akan digunakan semakin sedikit. Biaya menjadi salah satu
faktor sebuah proyek yang memiliki potensi resiko tinggi. Proyek dilaksanan
dengan biaya yang telah disepakati oleh penyandang dana yang harus digunakan
untuk mencover seluruh pembiayaan proyek. Manajer proyek harus memperkirakan
dan mendistribusikan ke setiap aktivitas proyek yang membutuhkan dana dan
mengendalikan agar realisasi biaya yang digunakan tidak melebihi dari yang
telah direncanakan.
2.
Time
(Waktu)
Tim proyek harus
memperhitungkan waktu dalam pengerjaan suatu proyek secara terperinci karena
setiap proyek memiliki batas waktu penyelesaian. Proyek dilaksanakan dengan
memperhatikan waktu penyerahan produk atau hasil akhir sesuai kesepakatan
pihak-pihak yang berkepentingan. Keberhasilan dari sebuah proyek dapat diukur
dari ketepatan waktu sesuai yang telah direncanakan. Penyelesaian yang
terlambat akan berdampak buruknya kredibelitas pelaksana proyek dimata user
atau pemberi proyek, karena bagi user proyek tersebut bisa mempengaruhi
aktivitas organisasi. Sehingga waktu merupakan faktor yang sangat penting dari
sebuah proyek.
3.
Scope
(Ruang Lingkup).
Ruang lingkup menyatakan
batasan pekerjaan yang perlu diselesaikan dalam sebuah proyek. Ruang lingkup
memberi gambaran sejauh mana yang menjadi tanggung jawab pelaksana proyek dan
hasil-hasil yang harus dilaporkan atau diserahkan kepada pemberi proyek. Banyak
proyek gagal karena ruang lingkup yang tidak terdefenisi secara jelas dari awal
dimulainya suatu proyek sehingga berpotensi terjadinya penambahan ruang lingkup
proyek. Akibatnya, terjadi penambahan biaya dan berpotensi proyek mengalami
keterlambatan. Sumber daya bisa saja bertambah dengan kurang memperhatikan
risiko-risiko yang mungkin terjadi sehingga berdampak pada penurunan kualitas
dari proyek itu sendiri.
4.
Risk
(Risiko)
Setiap proyek pasti
memiliki risiko. Sebisa mungkin setiap risiko yang ada diminimalkan. Semakin minim
risiko yang diinginkan dari suatu proyek, maka semakin besar biaya yang
dikeluarkan dan semakin lama waktu pengerjaan proyek. Seiring dengan itu, ruang
lingkup akan semakin bertambah.
5.
Quality
(Kualitas)
Kualitas menjadi
kriteria yang ditetapkan bersama antara pemberi dan penerima proyek untuk
dicapai oleh pelaksanan proyek sebagai standar kualitas dari produk yang
dihasilkan. Berdasarkan standar kualitas pelaksana proyek berusaha untuk
menetapkan target-target yang harus dipenuhi dari setiap tahap pelaksanaan
proyek. Empat komponen dari proyek tersebut diatas menjadi faktor yang saling
mempengaruhi. Sebagai contoh, untuk menghasilkan kualitas yang lebih tinggi
maka perlu menaikkan biaya, atau dengan pengurangan ruang lingkup, jika
menginginkan waktu penyelesaian proyek dipercepat maka perlu biaya yang lebih
besar, dan sebagainya. Menentukan keberhasilan penyampaian dari suatu proyek.
Kualitas proyek yang baik ditentukan oleh analisis risiko yang baik,
ketersediaan sumber daya manusia yang handal dan memadai, kesesuaian ruang
lingkup yang sudah didefenisikan bersama pemangku kepentingan, kesesuaian
dengan bujet, dan tepat waktu penyelesaian proyek.
6.
Resources
(Sumber Daya)
Merupakan hal penting
dalam mengelola suatu proyek. Tanpa sumber daya yang berkualitas dan memadai,
suatu proyek akan sulit memenuhi kualitas yang baik. Begitu juga waktu
penyelesaian suatu proyek akan cenderung berpotensi mengalami keterlambatan.
Analisis risiko suatu proyek bukan lagi menjadi prioritas.
Kerangka Kerja Manajemen Proyek dan
area Knowledge manajemen Proyek
Area Knowledge Manajemen Proyek
Lingkup pengetahuan manajemen proyek
(project management knowledge area) sering pula disebutdengan elemen manajemen
proyek (the element of project management) adalah cakupan bahasan atau bidang
pengetahuan yang terdapat di dalam manajemen proyek, Tentunya bidang
pengetahuan yang berkaitan dengan manajemen.
Elemen atau knowledge area yang
dimaksud terdiri atas 9 macam, yaitu:
1. Project Scope Management atau
manajemen ruang lingkup
2. Project Time Management atau
manajemen waktu
3. Project Cost Management atau
manajemen biaya
4. Project Human Resource Management
atau manajemen sumber daya manusia
5. Project Risk Management atau
manajemen resiko
6. Project Communication Management
atau manajemen komunikasi
7. Project Quality Management atau
manajemen mutu
8. Project Procurement Management atau
manajemen pengadaan
9. Project Integration Management atau
manajemen integrasi
Disini saya akan menjelaskan tentang
Procure Manajemen, Communication Manajemen, dan Project Integration Management,
karena kalau Scope Manajemen, Time Manajemen, Cost Manajement, Quality
Manajement, Human Resource Manajemen sudah dijelaskan di kendala – kendala
manajamen proyek.
Procure Manajemen
Merupakan bagian dari proses
manajemen proyek di mana produk atau jasa yang diperoleh atau dibeli dari luar
basis karyawan yang ada (yang akan bekerja pada proyek) dalam rangka untuk
menyelesaikan tugas atau proyek.
Ada 4 proses dalam procurement
management yaitu :
1. Plan Procurement, Proses menentukan
apa yang dibutuhkan, kapan dibutuhkan dan bagaimana proses pengadaannya. Dalam
perencaan ini harus diputuskan apa yang harus diambil dari luar, tipe kontrak
dan menggambarkan kerja yang harus dilakukan oleh distributor kelak
2. Conduct Procurement, proses mendapatkan
respon seller, memilih seller, dan pemberian kontrak.
3. Control Procurement, Proses
mengelola procurement relationship , monitoring contracts performance, dan
membuat perubahan dan perbaikan sesuai dengan kebutuhan.
4. Close Procurement, Proses menyelesaikan
setiap proyek pengadaan. Mendukung close project atau Phase project karena
melibatkan verifikasi bahwa semua pekerjaan dan deliverable sudah diselesaikan
Communication Manajemen
Merupakan sebuah proses pengembangan
pendekatan yang paling sesuai dalam komunikasi di sebuah proyek dengan didasari
pada kebutuhan informasi masing-masing stakeholder dan informasi serta
asset-aset organisasi yang tersedia.
Project Communication Management
memiliki 3 bagian utama yaitu:
1. Plan Communication Management,
Proses pengembangan pendekatan yang tepat dan rencana proyek komunikasi
berdasarkan kebutuhan informasi dan persyaratan stakeholder, dan aset
organisasi yang tersedia.
2. Manage Communication, Proses untuk
membuat, mengumpulkan, mendistribusi, menyimpan, mengembalikan dan penempatan
dari informasi proyek berdasarkan communication management plan.
3. Control Communication, proses
monitoring dan pengendalian komunikasi di seluruh siklus proyek untuk
memastikan kebutuhan informasi dari para stakeholder proyek terpenuhi.
Project Integration Management
kumpulan aktivitas dan proses yang
diperlukan untuk mengidentifikasi, mendefinisi, mengkombinasi, menyatukan dan
mengkoordinasi berbagai proses dan aktivitas manajemen proyek dalam suatu
proses yang berkesinambungan.
Project Integration Management
terdiri dari:
1. Develop Project Charter, Dokumen
proyek yang mendefinisikan ruang lingkup, tujuan, dan stakeholder dalam sebuah
proyek.
2. Develop Project Management Plan,
Dokumen yang dapat digunakan untuk mengkoordinasikan semua dokumen perencanaan
proyek.
3. Direct and manage Project Work,
Proses menjalankan pekerjaan yang telah didefinisikan dalam project management
plan dalam rangka memenuhi tujuan dari proyek.
4. Monitor and Control Project Work,
Suatu tindakan yang saling timbal balik jadi saat kita melakukan tugas
monitoring proyek pasti kita juga akan melakukan tugas controling terhadap
proyek yang sedang kita jalankan.
5. Perform Integrated Change Control,
Proses meninjau kembali semua permintaan perubahan yang terjadi dalam keputusan
di dalam sebuah proyek seperti dalam organizational process asset dan project
management plan.
6. Close Project or Phase, Proses
penyelesaian seluruh aktivitas dalam pengembangan proyek yang telah dikerjakan.
Alat dan teknik manajemen proyek
Alat
bantu dan tehnik
manajemen proyek membantu manajer
proyek dan timnya dalam berbagai aspek manajemen proyek. Alat bantu dan tehnik
spesifik: Carta Proyek, pernyataan
lingkup, dan WBS (lingkup). Gantt chart,
diagram jaringan, analisis
jalur kritis, penjadwalan rantai kritis (waktu). Estimasi biaya dan
earned value management (biaya).
Hubungan manajemen proyek dengan
disiplin ilmu lain
Sebagian besar pengetahuan yang
dibutuhkan untuk mengelola proyek yang unik atau hampir unik untuk manajemen
proyek (misalnya: analisis jalur kritis dan struktur kerja rincian). Namun
PMBOK tidak tumpang tindih dengan disiplin manajemen yang lainnya
manajemen umum meliputi perencanaan,
pengorganisasian, staf, melaksanakan, dan mengendalikan operasi perusahaan
berlangsung. Manajemen umum juga termasuk mendukung disiplin ilmu seperti
pemrograman computer, hukum, statistic dan teori probabilitas,logistic dan
personel. PMBOK ini tumpang tindih manajemen umum di banyak daerah- prilaku
organisasi, peramalan keuangan, dan teknik perencanaan
Daerah aplikasi adalah kategori
proyek yang memeiliki elemen umum yang signifikan dalam proyek tsb namun tidak
dibutuhkan hadir dalam semua proyek. Daerah aplikasi didefinisikan dalam hal
Teknis elemen, seperti pengembangan perangkat lunak, farmasi atau teknik
kontruksi.Manajemen elemen, seperti kontrak pemerintah atau pengembangan produk
baru. Industry kelompok, seperti otomotif, kimia, atau layanan keuangan
Bagan Gantt
Gantt Chart adalah sejenis grafik
batang (Bar Chart) yang digunakan untuk menunjukan Tugas-tugas pada Proyek
serta Jadwal dan waktu pelaksanaannya, seperti waktu dimulainya tugas tersebut
dan juga batas waktu yang digunakan untuk menyelesaikan tugas yang
bersangkutan. Orang atau Departemen yang ditugaskan untuk menyelesaikan Tugas
dalam proyek juga harus dituliskan dalam Gantt
Chart.
Diagram Network
network diagram merupakan salah satu
dari tujuh alat perencanaan manajemen (7 management and planning tools) atau 7
New Quality Tools sehingga dalam businessdictionary.com disebutkan bahwa
activity network diagram adalah salah satu alat manajemen kualitas
Alat manajemen proyek enterprise
Profesi dan sertifikasi manajemen
proyek
Sertifikasi Keahlian Manajemen Proyek
Sertifikasi keahlian manajemen
proyek dilaksanakan oleh berbagai bebagai organisasi profesi nasional maupun
global. Di Indonesia, sertifikasi keahlian manajemen proyek dilaksanakan oleh
Ikatan Ahli Manajemen Proyek Indonesia (IAMPI). Di Amerika Serikat, dan
berlangsung secara global, diselenggarakan oleh Project Management Institute
(PMI), di Australia ada AIPM, di Inggris ada IPM, serta organisasi profesi di
berbagai negara.
Sertifikasi PMI
Sertifikasi yang diselenggarakan
oleh Project Management Institute (PMI) dinamakan Project Management
Professional (PMP) Certification, didasarkan pada standar proses pengelolaan
proyek, sesuai dengan Project Management Body of Knowledge (PMBOK®) yang
dipublikasikan oleh PMI. Dari catatan diketahui bahwa sejak tahun 1984
sertifikasi PMP merupakan sertifikasi yang paling banyak diikuti secara global
dibanding dengan sertifikasi yang lainnya. Sertifikat PMP merupakan sertifikat
yang telah diakui secara global, pemegangnya didorong untuk tetap aktif dalam
kegiatan manajemen proyek dengan memenuhi beberapa ketentuan sesuai PMI’s Continuing
Certification Requirements (CCRs). Dengan sistem ini hanya mereka yang masih
aktif sertifikatnya yang boleh menyatakan dirinya sebagai Project Management
Professional (PMP). Untuk mendapatkan sertifikat PMP, seseorang tidak perlu
menjadi anggota PMI.
Etika dalam manajemen proyek
etika profesi insinyur Indonesia
yang dibuat oleh Persatuan Insinyur Indonesia dapat menjadi acuan dalam
pembahasan masalah pada topik kali. Berikut adalah kode etik Insinyur PII
Manajemen Proyek software
Manajemen Proyek Software adalah
aktifitas dalam memanajemen rekayasa perangkat lunak, dimulai sebelum aktifitas
teknis di inisialisasi dan berlanjut pada keseluruhan batasan, perkembangan dan
pemeliharaan perangkat lunak komputer serta controlling dengan menggunakan resource
yang ada untuk membuat perangkat lunak dalam jangka waktu tertentu untuk
memenuhi kebutuhan.
Tujuan Manajemen Proyek software
adalah untuk menyediakan sebuah kerangka kerja yang memungkinkan manajer
membuat estimasi yang dapat dipertanggung jawabkan mengenai sumber daya, biaya
dan jadwal. Estimasi dibuat dengan sebuah kerangka waktu yang terbatas pada
awal sebuah proyek perangkat unak dan seharusnya diperbarui secara teratur
selagi proyek sedang berjalan. Sebagai tambahan, estimasi akan berusaha mendefinisikan
scenario kasus terbaik dan kasus terburuk. Tujuan perencanaan dicapai melalui
suatu proses penemuan informasi yang menuju ke estimasi yang dapat diprtanggung
jawabkan.
Hal-hal yang terlibat didalam
Manajemen Proyek antara lain yaitu durasi (time frame), tenaga kerja (work
force), tugas pekerjaan (task), resiko (risk), portfolio, dan kolaborasi
(collaboration).
M2. Konteks Manajemen Proyek dan TI
Model dari system management
Basis Model Berisi model statistik,
keuangan, pengetahuan managemen atau model quantitatif lain yang menyediakan
kemampuan analisa seperti mencari, menjalankan, menggabungkan memeriksa model.
Dilihat dari tingkat manajemen penggunanya,
model dalam basis model dibedakan menjadi 4, yaitu :
a. Model stratejik, Mendukung tanggung jawab
perencanaan strategik dari top management
Contoh : Pengembangan perusahaan, pemilihan
lokasi pabrik, perencanaan merjer
b. Model taktikal, Digunakan oleh manajemen
tingkat menengah dalam membantu pengalokasian dan pengontrolan sumber daya
organisasi
Contoh : Perencanaan kebutuhan tenaga kerja,
pembelajaran rutin, dll
c. Model Operasional, Mendukung manajemen level
bawah untuk pelaksanaan aktivitas sehari-hari dalam cakupan waktu yang singkat
d. Model Building Block, Model ini merupakan
model yang akan digunakan untuk membangun model yang lain.
Contoh: Analisis Regresi, penghitungan NPV, dll
Organisasi dan struktur dasar
organisasi pada proyek
Untuk suksesesnya suatu proyek
diperlukan struktur organisasi yang sesuai. Struktur organisasi adalah jalur
utama koordinasi, delegasi, dan komunikasi dalam suatu proyek. Dalam Manajemen
Proyek secara garis besar, terdapat dua tipe struktur organisasi :
I. Organisasi Fungsional (Functional
Organization)
Organisasi Fungsional adalah tipe
struktur organisasi manajemen proyek dimana seorang manajer/pimpinan proyek
berkoordinasi dengan manajer-manajer operasional (manajer lini) dalam suatu
perusahaan. Manajer lini adalah seseorang yang bertanggung jawab terhadap
bagian tertentu. Misalnya, manajer keuangan, manajer pemasaran, manajer IT,
dll. Manajer lini membawahi beberapa staf operasional.
Dalam tipe ini komunikasi dan koordinasi antara
anggota proyek sangatlah terbatas. Pendelegasian tugas, koordinasi, dan
komunikasi dilakukan melalui manajer lini.
Dalam tipe struktur organisasi fungsional ini
sangatlah mungkin seorang manajer lini terlibat dalam lebih dari satu proyek.
Dan dalam tipe ini seorang staf sangat mungkin diberikan tugas terkait suatu
proyek tanpa mengetahui apa proyek yang sedang berjalan itu.
Terhadap struktur organisasi fungsional ini,
penempatan koordinator proyek terbagi atas tiga jenis, yang masing-masing
memiliki kewenangan yang berbeda :
·
Lemah
(Weak Matrix Organization)
Weak Matrix Organization
1. Kewenangan terbesar ada pada manajer
lini
2. Manajer lini menjadi asisten dari
koordinator proyek
3. Koordinator proyek mengatur jadwal
dan progress, tetapi tidak memiliki kewenangan dalam pengambilan keputusan
·
Seimbang
(Balanced Matrix Organization)
Balanced Matrix Organization
1. Terdapat posisi khusus untuk seorang
koordinator proyek (manajer proyek)
2. Manajer proyek memiliki kewenangan
dalam mengambil keputusan
3. Manajer proyek mengatur tim agar
berjalan sesuai ruang lingkup, jadwal, dan budget
·
Kuat
(Strong Matrix Organization)
Strong Matrix Organization
1. Manajer proyek memiliki otoritas dan
tanggung jawab yang lebih besar namun masih terbatas
2. Manajer proyek tetap tidak dapat mengambil
seluruh keputusan
II. Organisasi Proyek (Projectized
Organization)
Organisasi Proyek adalah suatu
pengelolaan struktur organisasi yang didasarkan pada proyek. Dalam struktur
Organisasi Proyek ini, seoarang koordinator proyek memiliki otoritas dan
tanggung jawab penuh. Koordinator proyek memiliki tim khusus. Tim ini hanya
mengerjakan satu proyek saja. Pada Organisasi Proyek, seorang koordinator
proyek berperan sebagai manajer tim.
Manakah Yang Lebih Baik?
Jika ditanyakan mana struktur organisasi yang
lebih baik untuk digunakan dalam menjalankan suatu proyek? Jawabannya:
tergantung kondisinya. Karena masing-masing struktur tersebut memiliki
tempatnya tersendiri. Memiliki kelebihan dan kekurangan. Mari kita bahas satu
per satu.
Organisasi fungsional lebih hemat biaya karena
anggota tim adalah staf operasional, bukan staf khusus proyek. Tetapi dari sisi
waktu, organisasi fungsional membutuhkan waktu eksekusi yang lebih lama untuk
menyelesaikan proyek karena anggota tim memiliki pekerjaan rutin operasional.
Dan pekerjaan operasional ini juga membuat anggota tim tidak bisa fokus akan
suatu proyek.
Organisasi Proyek memiliki kelebihan dari sisi
kecepatan eksekusi proyek. Ini dikarenakan anggota tim hanya fokus mengerjakan
satu proyek saja. Tentunya hal ini berdampak terhadap biaya. Biaya yang
dibutuhkan menjadi lebih besar untuk membiayai anggota tim.
Komitmen stakeholder dan top manajemen dalam proyek TI
Stakeholder
Management
Stakeholder adalah orang-orang yang terlibat dan berpengaruh dalam
kegiatan proyek. Terdapat dua stakeholder yaitu internal dan eksternal.
Stakeholder proyek internal umumnya termasuk sponsor proyek, tim proyek, staf
pendukung, dan pelanggan internal untuk proyek tersebut. Stakeholder internal
lainnya termasuk manajemen puncak, manajer fungsional lainnya, dan manajer
proyek lainnya. Karena organisasi memiliki sumber daya yang terbatas, proyek
mempengaruhi manajemen puncak, manajer fungsional lainnya, dan manajer proyek
lainnya dengan menggunakan sumber daya. Jadi, sementara para stakeholder
internal tambahan mungkin tidak terlibat langsung dalam proyek, mereka masih
stakeholder karena proyek mempengaruhi mereka dalam beberapa cara. Stakeholder
proyek eksternal termasuk pelanggan proyek (jika mereka luar organisasi),
pesaing, pemasok, dan kelompok eksternal lainnya yang berpotensi terlibat dalam
proyek atau terpengaruh oleh itu, seperti pejabat pemerintah atau warga negara
yang bersangkutan. Karena tujuan manajemen proyek adalah untuk memenuhi
persyaratan proyek dan memuaskan stakeholder, sangat penting bahwa manajer
proyek mengambil waktu yang cukup untuk mengidentifikasi, memahami, dan
mengelola hubungan dengan semua stakeholder proyek. Dengan menggunakan 4
kerangka organisasi diatas akan dapat membantu anda untuk berfikir tentang stakeholder
proyek dalam memenuhi kebutuhan mereka.
Pentingnya
Komitmen Top Manajemen
Orang - orang yang berada di manajamen puncak adalah kunci kesuksesan
sebuah proyek. Sebuah faktor yang sangat penting dalam membantu manajer proyek
berhasil memimpin proyek adalah tingkat komitmen dan dukungan yang mereka
terima dari manajemen puncak. Tanpa komitmen ini, banyak proyek akan gagal.
Beberapa proyek memiliki manajer senior yang disebut juara yang bertindak
sebagai pendukung utama untuk sebuah proyek. Beberapa penelitian menyebutkan
dukungan eksekutif sebagai salah satu faktor kunci yang terkait dengan hampir
semua keberhasilan proyek. Komitmen manajemen puncak sangat penting untuk
manajer proyek untuk alasan berikut:
1.
Manajer proyek membutuhkan sumber
daya yang memadai. Cara terbaik untuk sukses dalam proyek adalah untuk menahan
uang yang diperlukan, sumber daya manusia, dan visibilitas. Jika manajer proyek
memiliki komitmen manajemen puncak, mereka juga akan memiliki sumber daya yang
memadai dan tidak terganggu oleh peristiwa yang tidak mempengaruhi
proyek-proyek khusus mereka.
2.
Proyek manajer sering membutuhkan
persetujuan untuk kebutuhan proyek yang unik pada waktu yang tepat. Sebagai
contoh, pada proyek-proyek TI besar, manajemen puncak harus memahami bahwa
masalah tak terduga mungkin timbul dari sifat produk yang dikembangkan dan
keterampilan khusus dari orang-orang di tim proyek. Tim mungkin perlu hardware
tambahan dan software setengah jalan melalui proyek untuk pengujian yang tepat,
atau manajer proyek mungkin perlu untuk menawarkan gaji khusus dan manfaat
untuk menarik dan mempertahankan kunci personel dalam proyek. Dengan komitmen
manajemen puncak, manajer proyek dapat memenuhi kebutuhan ini.
3.
Manajer proyek harus memiliki
kerjasama dari orang-orang di bagian lain dari organisasi. Karena sebagian
besar proyek TI melintasi area fungsional, manajemen puncak harus membantu
manajer proyek dengan isu-isu politik yang sering muncul. Jika manajer
fungsional tertentu tidak menanggapi permintaan proyek manajer untuk informasi
yang diperlukan, manajemen puncak harus turun tangan untuk mendorong manajer
fungsional untuk bekerja sama.
4.
Manajer proyek sering membutuhkan
seseorang untuk membimbing dan melatih mereka tentang isu-isu kepemimpinan.
Banyak manajer proyek TI berasal dari posisi teknis dan tidak berpengalaman
sebagai manajer. Manajer senior harus meluangkan waktu untuk memberikan saran
tentang bagaimana menjadi pemimpin yang baik. Mereka harus mendorong manajer
proyek baru untuk mengambil kelas untuk mengembangkan keterampilan kepemimpinan
dan mengalokasikan waktu dan dana bagi manajer untuk melakukannya.
Phase dan siklus hidup proyek
Siklus hidup proyek adalah kumpulan dari fase proyek. Secara umum,
siklus hidup proyek mendefinisikan apa pekerjaan yang akan dilakukan di setiap
tahap, kiriman apa dan kapan akan diproduksi, yang terlibat dalam setiap fase,
dan bagaimana manajemen akan mengontrol dan menyetujui karya yang dihasilkan di
setiap tahap. Sebuah penyampaian adalah produk atau layanan, seperti laporan
teknis, sesi pelatihan, hardware, atau segmen kode software, diproduksi atau
disediakan sebagai bagian dari proyek. Dalam fase awal dari siklus hidup
proyek, kebutuhan sumber daya biasanya terendah dan tingkat ketidakpastian
tertinggi. stakeholder proyek memiliki kesempatan terbesar untuk mempengaruhi
karakteristik akhir dari produk proyek, jasa, atau hasil selama fase awal dari
siklus hidup proyek. Hal ini jauh lebih mahal untuk membuat perubahan besar
untuk proyek selama fase terakhir. Selama fase
tengah siklus hidup proyek, kepastian menyelesaikan proyek membaik
karena terus, dan informasi lebih yang diketahui tentang persyaratan proyek dan
tujuan. Juga, lebih banyak sumber daya biasanya dibutuhkan daripada selama fase
awal atau akhir. Tahap akhir dari proyek berfokus pada memastikan bahwa
kebutuhan proyek bertemu dan sponsor proyek menyetujui penyelesaian proyek.
Gambar diatas menyediakan kerangka kerja ringkasan untuk fase umum tradisional
siklus hidup proyek. Pada tahap konsep proyek, manajer biasanya mengembangkan
beberapa jenis dari kasus bisnis, yang menggambarkan kebutuhan untuk proyek dan
konsep yang mendasar. Perkiraan biaya awal atau kasar dikembangkan di tahap
pertama ini, dan gambaran pekerjaan yang diperlukan dibuat. Sebuah struktur
rincian kerja (WBS) menguraikan pekerjaan proyek dengan menguraikan aktivitas
kerja ke dalam berbagai tingkat tugas. WBS merupakan dokumen deliverable
oriented yang mendefinisikan ruang lingkup total proyek. Setelah tahap konsep
selesai, proyek berikutnya fase pengembangan-dimulai. Pada tahap pengembangan,
tim proyek menciptakan manajemen proyek yang lebih rinci rencana, perkiraan
biaya yang lebih akurat, dan WBS lebih menyeluruh. Tahap ketiga dari siklus
hidup proyek tradisional adalah implementasi. Pada fase ini, tim proyek
menciptakan perkiraan biaya definitif atau sangat akurat, memberikan pekerjaan
yang diperlukan, dan memberikan laporan kinerja kepada stakeholder. Tahap
terakhir dari siklus hidup proyek tradisional adalah fase close-out. Di
dalamnya, semua pekerjaan selesai, dan pelanggan harus menerima seluruh proyek.
Tim proyek harus mendokumentasikan pengalaman pada proyek dalam laporan
pelajaran-belajar.
Siklus hidup produk
Siklus hidup pengembangan sistem (SDLC) adalah suatu kerangka kerja
untuk menggambarkan fase mengembangkan sistem informasi. Beberapa model populer
dari SDLC termasuk Waterfall Model, Spiral Modal, incremental Model,
Prototyping Model, dan Rapid Application Development (RAD) Model. Berikut
adalah penjelasan singkat dari beberapa model SDLC prediksi:
1.
Waterfall Model: Segala kebutuhan
harus ditetapkan diawal secara lengkap. Jika terjadi perubahan maka harus
mengulang dari awal. Maka dari itu model ini cocok untuk proyek yang berskala
besar.
2.
Spiral Model: Model ini adalah
perkembangan dar model waterfall. Cocok untuk proyek yang membutuhkan banyak
revisi. Model ini bersifat terbuka.
3.
Prototyping Model: Model ini
bertujuan untuk lebih memperjelas kebutuhan pengguna secara operasional.
Pengembangan model ini menghasilkan persyaratan fungsional dan spesifikasi
desain fisik secara bersamaan.
4.
The RAD Model: Seperti halnya
prototype, namun model ini membutuhkan keterlibatan pengguna untuk membantu
menghasilkan sistem dengan cepat tanpa mengormbankan kualitas.
Konteks dari proyek IT
Terdapat tiga konteks pemahaman
dalam sebuah kerangka proyek, yaitu :
1.
Tujuan Manajemen Proyek, tujuan manajemen proyek
TI mencakup empat komponen yaitu ruang lingkup, biaya, kualitas dan waktu.
Ukuran keberhasilan proyek apabila ruang lingkupnya tercapai , kualitasnya
terpenuhi, selesai sesuai jadwal dan menggunakan dana sesuai dengan yang
disediakan.
2.
Proses manajemen proyek, manajemen proyek TI
mengacu pada fase-fase pelaksanaan proyek yang mencakup fase inisiasi
proyek, perencanaan proyek, pelaksanaan proyek, pengendalian proyek dan
penyerahan proyek.
3.
Pengetahuan manajemen proyek. Area pengetahuan
(Knowledge area) yang diperlukan dalam mengelola sebuah proyek, terdapat
delapan aspek pengetahuan yaitu manajemen ruang lingkup, manajemen kualitas,
manajemen waktu, manajemen biaya, manajemen komunikasi, manajemen sumberdaya
manusia, manajemen resiko dan manajemen pengadaan.
Ketiga konteks tersebut merupakan satu kesatuan dalam memahami proyek dan menyatu dalam manajemen proyek terintegrasi (Integrated Project Management).
Ketiga konteks tersebut merupakan satu kesatuan dalam memahami proyek dan menyatu dalam manajemen proyek terintegrasi (Integrated Project Management).
Fungsi kerja manajemen proyek
Berikut beberapa ulasan singkat
tentang fungsi manajemen proyek
1. Pelingkupan
| Scooping – menjelaskan mengenai batas batas dari sebuah proyek
2. Perencanaan
| Planning – menidentifikasi tugas apa saja yang dibutuhkan dalam menyelesaikan
sebuah proyek.
3. Perkiraan
| Estimating – setiap tugas yang dibutuhkan dalam penyelesaian sebuah proyek
harus diperkirakan
4. Penjadwalan
| Scheduling – seorang manajer proyek harus bertanggung jawab atas penjadwalan
seluruh kegiatan suatu proyek
5. Pengorganisasian
| Organizing – seorang manajer proyek memastikan bahwa seluruh anggota tim dari
sebuah proyek mengetahui peran serta tanggung jawab masing masing dan hubungan
laporan mereka kepada manajer proyek.
6. Pengarahan
| Directing – mengarahkan seluruh kegiatan kegiatan tim dalam proyek
7. Pengontrolan
| Controlling – fungsi pengontrolan atau pengendalian ini mungkin saja
merupakan fungsi tersulit dan juga terpenting bagi seorang manajer apakah
proyek akan berjalan semestinya ataukah tidak
8. Penutupan
| Closing – manajer proyek hendaknya selalu menilai keberhasilan atau kegagalan
pada kesimpulan dari sebuah proyek yang dijalani
Keahlian yang disarankan bagi
manajer proyek
1. Leadership
(kepemimpinan) Seorang manajer proyek dituntut dapat mengoordinasi dan
mengarahkan anggota tim agar apa-apa yang dikerjakan selalu merujuk pada tujuan
proyek.
2. Problem
Solving Skills (keahlian memecahkan masalah) Seorang manajer proyek dituntut
memiliki keahlian memecahkan semua permasalahan yang terjadi selama proyek
berlangsung, baik teknis maupun non teknis.
3. Writen
Skills (keahlian untuk menulis) Seorang manajer proyek harus memiliki kemampuan
dalam menulis dalam arti tulisan yang dibuat mudah diinterpretasi, tidak
menimbulkan penafsiran ganda. Penulisan disini meliputi : project defenition,
project management plan, project monitoring & controlling.
4. Presentation
skills (keahlian melakukan presentasi) Seorang manajer proyek dituntut untuk
bisa menuangkan ide-idenya dalam suatu bentuk orasi dan dapat memberikan
penjelasan secara simple, lugas dan mudah dimengerti.
5. Communication
skills (kemampuan berkomunikasi) Seorang manajer proyek harus memiliki
kemampuan komunikasi yang baik agar dapat dapat mengoordinasi semua anggota tim
sesuai dengan tujuan proyek.
6. Team
player skills (keahlian menjalankan tim) Untuk menjalankan tim, seorang manajer
proyek harus memiliki kharisma yang tinggi dan berwibawa dan dapat memotivasi
orang lain agar mau bekerja guna mencapai tujuan proyek.
7. Profesionalism
(profesionalisme) Seorang manajer proyek harus dapat memilah-milah antara
urusan kantor, urusan teman atau sahabat, urusan pribadi, maupun urusan keluarga.
Seorang manajer proyek harus bisa membedakan kapan saat bertindak sebagai
pimpinan dan kapan berlaku sebagai teman. Seorang manajer harus bisa
membagi-bagi masalah kehidupan ke dalam beberapa folder, diantaranya folder
pekerjaan, folder teman, folder sosial, folder keluarga dan folder lainnya.
8. Strong
admin skills (kemampuan yang andal)
Tidak semua orang memiliki kecakapan untuk mengatur, meskipun orang
tersebut memiliki skill teknis yang tinggi. Kemapuan untuk mengatur orang lebih
bersifat manajerial, lebih bersifat seni dan psikologi. Oleh karenanya tidak
menjamin bahwa seseorang dengan kemampuan teknis yang tinggi bisa mengatur
orang atau tim yang dia pimpin. Kemampuan
ini lebih banyak diperoleh di lapangan.
9. Knowledge
of project management (pengetahuan tentang manajemen proyek) Selain kemampuan
di atas seorang manajer proyek harus memiliki pengetahuan tentang manajemen
proyek.
Karakteristik dari manajer proyek yang efektif
1.
Pemikir Sistem, kemampuan dalam
berpikir untuk mengelola interaksi antar komponen dan sumber daya proyek yang
berbeda-beda, karena tidak bisa dikatakan efektif apabila penyelesaian masalah
hanya secara parsial. Hal ini akan mempersulit sang manajer untuk mengambil
keputusan.
2.
Integritas Pribadi, membangun dan
meningkatkan kemampuan diri menjadi sangat penting dilakukan terlebih dahulu
sebelum meningkatkan kemampuan anggota tim.
3.
Proaktif, bedakan dengan reaktif.
Para manajer proyek dituntut tidak hanya akan melihat peristiwa yang telah
terjadi (reaktif), akan tetapi juga selalu meneropong masa depan dan berjuang
keras menemukan masa depan proyek (Kartajaya, 2003)
4.
Toleransi yang tinggi terhadap
Stress, mengingat proyek merupakan hal yang rumit dan kompleks, pasti akan
menimbulkan tekanan terhadap orang yang bebankan tanggungjawab kepadanya.
Manajer proyek harus mampu mengelola kondisi psikologis mereka agar dapat
bertahan dalam tekanan.
5.
Perspektif Bisnis Umum, seorang
manajer proyek harus memahami dasar-dasar bisnis dari disiplin teknis yang
berbeda-beda sebagai kerja antar fungsional.
6.
Politikus Mahir, strategi dalam
menghadapi banyak orang dan mendapatkan dukungan dari semua pihak merupakan
cirri penting manajer proyek yang sukses.
7.
Optimis, Slater (1999) dalam bukunya
Saving Big Blue mengatakan “Anda dalam kesulitan Besar jika Menganggap anda
Sudah Selesai”. Maksud dari kata-kata ini ialah, masalah-masalah yang sudah
diselesaikan tidak bisa kita lepas begitu saja, karena pada nantinya kan
bermunculan masalah-masalah baru di dalam pelaksanaan proyek. Kepercayaan diri
terhadap proyek, mampu membuat seorang manajer proyek melakukan inovasi dan
mengubah strategi proyek ke arah yang lebih baik tanpa meninggalkan perencanaan
yang telah ditetapkan.
a
M3. Grup Proses Manajemen Proyek :
Studi Kasus
Grup Proses Manajemen Proyek
Dalam sebuah manajemen proyek
terdapat sejumlah proses yang saling berkaitan antara yang satu dengan yang
lainnya. Dan tiap-tiap proses tersebut membentuk suatu grup proses. Dalam
Manajemen proyek terdapat 5 grup proses :
a. Inisiasi
Merupakan tahap awal kegiatan proyek
sejak sebuah proyek disepakati untuk dikerjakan. Pada tahap ini, permasalahan
yang ingin diselesaikan akan diidentifiasi. Beberapa pilihan solusi untuk
menyelesaikan permasalahan juga didefinisikan.Sebuah studi kelayakan dapat
dilakukan untuk memilih sebuah solusi yang memiliki kemungkinan terbesar untuk
direkomendasikan sebagai solusi terbaik dalam menyelesaikan permasalahan.
Ketika sebuah solusi telah ditetapkan, maka seorang manajer proyek akan
ditunjuk sehingga tim proyek dapat dibentuk dan berakhir ketika manajer proyek
diberikan otoritas juga petunjuk untuk memulai perencanaan.
b. Perencanaan Proyek
Mendefinisikan dan merinci tujuan
proyek, serta merencanakan aktivitas aktivitas yang dibutuhkan dalam rangka
mencapai tujuan proyek itu sendiri dan sesuai batasan yang telah disepakati.
Sebuah kerangka gagasan – gagasan dalam menjalankan sebuah manajemen proyek dan
demi mensukseskan apa yang menjadi tujuan manajemen proyek itu dibuat.
c. Eksekusi
Sebuah rencana eksekusi suatu proyek
sangat erat kaitannya dengan estimasi biaya, dimana keduanya saling bergantung
dan tidak akan terpenuhi keduanya secara total jika satu diantara keduanya
tidak terselesaikan. Biasanya manager suatu proyek tidak terikat secara
langsung dalam sebuah jadwal yang kompleks dari sebuah proyek apalagi jika itu
adalah sebuah proyek yang berskala besar.Tapi yang harus disadari seorang
manajer proyek harus memastikan bahwa proyek harus berjalan apapun hambatan
yang mungkin dihadapi.
d. Kontrol
Mengukur dan memonitor secara berkala
kemajuan proyek serta mengidentifikasi adanya penyelewengan pelaksanaan dari
rencana yang sudah dibuat sebelumnya.
e. Akhir
Melakukan formalisasi hasil proyek
berupa barang atau jasa yang dihasilkan dari proyek.
Hubungan antara grup proses dan area knowledge
Knowledge berperan penting dalam
sebuah manajemen proyek terutama dalam pengawasan grup proses manajemen proyek.
Dimana grup proses adalah suatu rencana demi kelancaraan proyek agar lebih
mudah dalam memulai proyek dan tugas knowledge ialah memonitor segala hal dari
berbagai aspek yang terjadi didalam grup proses.
Membangun metodologi manajemen proyek
IT
Sebuah perusahaan vendor IT atau
vendor apapun yang hidup matinya bergantung pada keberadaan proyek, memiliki
masalah yang sama dalam menentukan metodologi apa yang cocok untuk digunakan
dalam pengerjaan proyek. Dalam dunia IT lebih dalam lagi akan ada pertanyaan
metodologi apa yang cocok untuk pengembangan software atau untuk digunakan
sebagai acuan Software Development Life Cycle (SDLC).
Pengalaman membuktikan, tidak adanya
kejelasan metodologi yang jelas yang digunakan perusahaan akan membuat proyek
berjalan tanpa arah dan akan sangat tergantung dari individu manajer proyeknya.
Jika kondisi itu berlangsung pada proyek yang kompleks dan ditangani oleh
manajer proyek yang tidak berpengalaman maka akan berakhir pada kegagalan
proyek. Bagi orang yang lebih tinggi yaitu atasan dari manajer proyek, hal
tersebut akan membuat proyek-proyek tidak bisa dimonitor apalagi dikontrol.
Memilih metodologi proyek memang
bukan hal yang mudah. Kita tau ada berbagai macam metodologi mulai yang
general, yang bisa diimplementasikan pada proyek apapun seperti PMBOK, PRINCE2
maupun yang spesifik untuk domain tertentu misalnya SWEBOK, XP, Scrum yang
digunakan pada proyek development software. Masing-masing metodologi memiliki
keuntungan dan kita perlu untuk TIDAK memilih begitu saja satu metodologi
karena saya percaya tidak ada metodologi yang “one size fits all.”
Kita dapat mengelaborasikan beberapa
metodologi dan membuatnya pesifik untuk perusahaan dengan catatan metodologi
tersebut didefinisikan agar sesuai dengan sifat dari proyek-proyek yang ada dan
sebisa mungkin masih dapat disesuaikan (tailored) sesuai dengan besarnya
proyek.Untuk mengelaborasi metodologi, sebaiknya kita mulai dengan
Studi beberapa metodologi yang sudah
ada. Ada baiknya kita membuat listing yang lengkap dari metodologi yang yang
sudah ada, mempelajarinya secara high level, kemudian menentukan yang
menjadimain interest, lalu melakukan klasifikasi seperti yang dijelaskan sebuah
artikel “Defining & Classifying Project Management Methodologies.” Berikut
ini gambaran level dari klasifikasi metodologi manajemen proyek dari artikel
tersebut.
Ada baiknya perusahaan membuat
sebuah referensi metodologi manajemen proyek pada Level 3 (Organization
specific, customized methodology). Yang dibuat sedemikian rupa sehingga dapat
diadaptasi menjadi L4 maupun L5 sesuai kemampuan manajer proyek.
Sebuah kesimpulan yang menarik
terkait pemilihan metodologi ini dapat kita lihat dari artikel “Methodology Per
Project”. Menurut penulis artikel tersebut, Alistair Cockburn, metodologi
memiliki sepuluh elemen dasar yaitu: roles, skills, activities, techniques,
tools, teams, deliverables, standards, quality measures dan project values.
Tidak semua metodologi mencakup semua elemen tersebut, semakin besar proyek
maka harus semakin besar metodologinya artinya aspek elemen yang dicakup harus
semakin lengkap. Hal tersebut bisa dilakukan dengan cara mengelaborasi beberapa
metodologi.Lebih jauh lagi.
Inisiasi merupakan tahap pengenalan
dalam memulai proyek baru, dan memastikan bahwa pada tahap ini proyek akan
dijalankan dengan benar.
JWD Consulting’s Project Management
Intranet Site
– Planning
– Executing
– Monitoring and Controlling
– Closing
– Initiating
Inisiasi merupakan tahap pengenalan dalam
memulai proyek baru, dan memastikan bahwa pada tahap ini proyek akan dijalankan
dengan benar
Input:
·
Mengidentifikasikan
pihak-pihak yang berkepentingan
·
Menganalisis
kebutuhan yang diperlukan dalam membangun proyek
·
Memperkirakan
resiko-resiko yang akan muncul
Output:
·
Project
charter terselesaikan dan disepakati
·
Terpilihnya
Manajer Proyek
·
Teridentifikasinya
pihak-pihak yang berkepentingan
·
Business
case terselesaikan
– Planning
Tujuan utama dari perencenaan proyek adalah
untuk memandu pelaksanaan proyek
Input:
Berupa output dari proses inisiasi sebelumnya
Output:
·
Ditentukannya
lingkup proyek
·
Adanya
kontrak tim
·
Adanya
WBS
·
Scheduled
Project terbentuk
·
Adanya
daftar dari resiko yang diprioritaskan
– Executing
Proses executing proyek diperlukan untuk
memastikan bahwa aktifitas dalam perencanaan proyek terpenuhi
Input:
Berupa output dari proses perencanaan (planning)
Output:
·
Mengimplementasikan
solusi dari masalah-masalah yang ada
·
Mengetahui
data performansi kerja dari tim
·
Perencanaan
Manajemen Proyek (diperbaharui)
·
Terkualifikasinya
daftar penjual
– Monitoring and Controlling
Monitoring and Controlling merupakan pengukuran
dan pemantauan perkembangan secara berkala akan tujuan proyek untuk memastikan
adanya kecocokkan antara progress dgn rencana awal proyek, selain itu untuk
memantau setiap penyimpangan yang ada dari rencana awal
Input:
Berupa output-an dari proses sebelumnya
Output:
·
Adanya
recommended corrective actions, preventive actions, dan defect repair
·
Terukurnya
performansi
·
Terukurnya
kontrol kualitas
·
Resolved
Issues
– Closing
Meraih lebih banyak lagi stakeholders dan
pelanggan yang menerima layanan ataupun produk akhir kita
Input:
Berupa output dari proses penutupan
Output:
·
Final
Product, service or result
·
Menutup
kontrak
·
Dokumentasi
Inisiasi proyek
Inisiasi proyek adalah tahap awal
suatu proyek dimulai. Pada intinya, inisasi proyek adalah mengawali sebuah
proyek, dalam artian memberikan gambaran global suatu proyek dalam bentuk
definisi proyek. Dari defines proyek inilah akan akan kelihatan gambaran global
sebuah proyek yang akan dikerjakan. Gambaran global ini biasanya bersi ruang
lingkup proyek, lingkup proyek, tujuan proyek, waktu pengerjaan proyek, biaya
proyek dan informasi umum lainnya.
Inisiasi proyek, dalam hal ini
adalah dokumen definisi proyek yang akan dijadikan sebagai bahan, pegangan dan
acuan dalam perencanaan proyek, yaitu pembuatan dokumen perencanaan manajemen
proyek.
Dokumen inisiasi proyek
top-level dokumen perencanaan
proyek. Di dalamnya, Anda menyatukan semua informasi yang dibutuhkan untuk
mendapatkan proyek Anda mulai, dan mengkomunikasikan informasi kunci untuk
stakeholder proyek. Dengan Dokumen Inisiasi Proyek yang baik adalah dengan
menempatkannya bersama-sama, sehingga Anda dapat membiarkan semua orang
memahami di mana proyek itu pos dari awal. Anda harus melakukan hal berikut
untuk Dokumen Inisiasi Proyek :
1. Mendefinisikan proyek dan ruang
lingkup.
2. Memberikan alasan proyek Anda.
3. Mengamankan pendanaan untuk proyek
tersebut, jika perlu.
4. Mendefinisikan peran dan tanggung
jawab peserta proyek.
5. Memberikan informasi organisasi yang
mereka butuhkan untuk menjadi benar produktif dan efektif dari awal. Dengan
menciptakan PID, Anda akan menjawab pertanyaan-pertanyaan: Apa? Mengapa? Siapa?
Bagaimana? Kapan?
Anda juga dapat menggunakan Bagan
Proyek (Project Chart) bukannya Inisiasi Dokumen Proyek untuk tujuan ini karena
mereka sangat mirip dokumen. Namun, Bagan Proyek biasanya memiliki kurang
detail. Jadi Dokumen Inisiasi Proyek lebih cocok untuk proyek-proyek di mana
Anda memiliki sumber daya untuk menulis dokumen yang lebih rinci.
Rencana proyek
Perencanaan adalah suatu proses yang
mencoba meletakkan dasar tujuan dan sasaran termasuk menyiapkan segala sumber
daya untuk mencapainya. Perencanaan memberikan pegangan bagi pelaksanaan mengenai
alokasi sumber daya untuk melaksanakan kegiatan (Imam Soeharto, 1997). Secara
garis besar, perencanaan berfungsi untuk meletakkan dasar sasaran proyek, yaitu
penjadwalan, anggaran dan mutu.
Pengertian di atas menekankan bahwa
perencanaan merupakan suatu proses, ini berarti perencanaan tersebut mengalami
tahap-tahap pengerjaan tertentu Tahap-tahap pekerjaan itu yang disebut proses.
Dalam menyusun suatu perencanaan yang lengkap minimal meliputi :
a. Menentukan tujuan.
Tujuan dimaksudkan sebagai pedoman yang
memberikan arah gerak dari kegiatan yang akan dilakukan.
b. Menentukan sasaran.
Sasaran adalah titik-titik tertentu yang perlu
dicapai untuk mewujudkan suatu tujuan yang lelah ditetapkan sebelumnya
c. Mengkaji posisi awal terhadap tujuan.
Untuk mengetahui sejauh mana kesiapan dan
posisi maka perlu diadakan kajian terhadap posisi dan situasi awal terhadap
tujuan dan sasaran yang hendak dicapai
d. Memilih alternatif.
Selalu tersedia beberapa alternatif yang dapat
dipergunakan untuk mewujudkan tujuan dan sasaran. Karenanya memilih alternatif
yang paling sesuai untuk suatu kegiatan yang hendak dilakukan memerlukan
kejelian dan pengkajian perlu dilakukan agar alternatif yang dipilih tidak
merugikan kelak.
e. Menyusun rangkaian langkah untuk mencapai
tujuan
Proses ini terdiri dari penetapan langkah
terbaik yang mungkin dapat dilaksanakan setelah memperhatikan berbagai batasan.
Tahapan perencanaan di atas
merupakan suatu rangkaian proses yang dilakukan sesuai urutannya. Dari proses
tersebut perencanaan disusun dan selanjutnya dilakukan penjadwalan.
Eksekusi proyek, pengawasan proyek,
penyelesaian proyek, dan post-project follow-up
Dengan definisi proyek yang jelas
dan terperinci, maka aktivitas proyek siap untuk memasuki tahap eksekusi atau
pelaksanaan proyek. Pada tahap ini, deliverables atau tujuan proyek secara fisik akan
dibangun. Seluruh aktivitas yang terdapat dalam dokumentasi project plan akan
dieksekusi. Sementara kegiatan pengembangan berlangsung, beberapa proses
manajemen perlu dilakukan guna memantau dan mengontrol pelaksanaan proyek juga
penyelesaian deliverables sebagai hasil akhir proyek
Sumber informasi
M1
M2
M3
Tidak ada komentar:
Posting Komentar